[Cơ bản] Sử dụng bộ phần mềm Office trên Windows 10 Mobile (Phần 1)

Office là một bộ ứng dụng không thể thiếu đối với tất cả mọi người. Và hôm nay, diễn đàn xin gửi đến bạn cách sử dụng bộ phần mềm Word, Excel và Power Point để xem và chỉnh sửa tài liệu trên Windows 10 Mobile một cách cơ bản.

1. Giao diện ứng dụng:

Ba ứng dụng Word, Excel và Power Point của bộ Office Mobile trên Windows 10 đều sở hữu trang chủ là màn hình Recent giúp hiển thị các tập tin đã xem gần đây và được đồng bộ thông qua OneDrive và bộ ứng dụng Office 2016. Cũng tại màn hình này, bạn có thể mở hoặc tạo lập một tài liệu bằng cách chọn nút "Browse" hoặc "New" tương ứng.

Bạn có thể thấy giao diện ứng dụng rất trực quan và hiển thị giống hệt những gì chúng ta thấy trên bộ Office Desktop. Với 3 thành phần chính bao gồm hai thanh công cụ phía trên và phía dưới (thanh công cụ bên dưới đã được ẩn đi), cùng phần hiển thị nội dung chính ở giữa.

Thanh công cụ phía trên sẽ bao gồm nút menu hamburger, cùng phím tìm kiếm, tùy chỉnh cách xem tài liệu (trên Word), xem slide show, ghi chú (trên Power Point) chia sẻ tài liệu và phím undo.

Thanh công cụ phía dưới sẽ được mở lên bằng cách ấn vào nút "...", tại đây bạn sẽ có rất nhiều tùy chọn để chỉnh sửa tài liệu.

2. Mở và tạo một tài liệu Word, Excel, PowerPoint:

Để mở một tài liệu, có hai cách:

Truy cập vào menu hamburger, chọn Open, sau đó lựa chọn tập tin từ mục Recent hoặc từ bộ nhớ trong và OneDrive bằng cách chọn Browse.
Truy cập vào nơi chứa tài liệu thông qua ứng dụng OneDrive và Windows Explorer rồi chọn tập tin mà bạn muốn mở.

Để tạo một tài liệu mới:

Truy cập vào menu hamburger, chọn New.
Chọn nơi để lưu tài liệu: OneDrive hoặc Bộ nhớ máy. Khi chọn một nơi lưu trữ không phải mặc định, bạn sẽ được hỏi có muốn đưa vùng đó trở thành nơi lưu trữ mặc định hay không.
Tại đây, bạn sẽ được chọn lựa một số mẫu có sẵn hoặc tự tạo mẫu của mình.

3. Lưu tài liệu:

Các tùy chỉnh trên tài liệu của bạn sẽ được lưu một cách hoàn toàn tự động. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh một số cài đặt lưu trữ khác bằng cách truy cập Menu Hamburger > Save:

Đổi tên tài liệu.
Lưu một bản sao khác của tài liệu.
Sao chép đường link tới tài liệu đó.

4. Khôi phục lại phiên bản trước của tài liệu:

Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu thì có thể dễ dàng undo hoặc redo bằng cách sử dụng nút mũi tên tương ứng ở thanh công cụ phía trên hoặc phía dưới.

Tuy nhiên nếu đã lưu trữ lại sau đó thoát ra, thì bạn vẫn có thể dễ dàng để lấy lại các phiên bản cũ bằng cách truy cập vào Menu Hamburger > History. Tại đây, các phiên bản chỉnh sửa trước đây sẽ được liệt kê theo thời gian, và bạn chỉ cần chọn một phiên bản mà bạn muốn để xem.

Một cửa sổ sẽ xuất hiện giúp hiển thị phiên bản tài liệu bạn vừa nhấn với hai tùy chọn là lưu trữ thành một bản sao hoặc phục hồi vào bản chính.

5. Chia sẻ tài liệu:

Để chia sẻ tài liệu, bạn hãy nhấn vào biểu tượng hình người phía trên thanh công cụ hoặc chọn Share trong Menu Hamburger. Tại đây bạn có thể thêm những email mà bạn muốn chia sẻ, cùng với tùy chọn chia sẻ như chỉ xem hoặc được chỉnh sửa và lời nhắn tới người đó.

Nhưng người mà bạn chia sẻ sẽ được liêt kê xuống bên dưới và bạn cũng có thể nhấp vào một người để: gửi email, mời lại, thay đổi quyền hoặc ngưng chia sẻ.

6. Chỉnh sửa:

Để chỉnh sửa tài liệu, bạn hãy chọn nút "..." phía góc phải dưới của màn hình để truy cập thanh công cục chỉnh sửa. Mặc dù không có đầy đủ như trên phiên bản Office Desktop, tuy nhiên số lượng công cụ để giúp bạn tùy chỉnh trên Office Mobile cũng đã vô cùng mạnh mẽ và có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu làm việc nhanh chóng của bạn.

Tại đây, bạn có thể chọn biểu tượng bóng đèn để sử dụng tính năng ra lệnh bằng giọng nói.

7. Các tính năng riêng biệt trên Word:

7.1. Tìm kiếm:

Để tìm kiếm một từ, một câu:

Bạn hãy ấn vào biểu tượng kính lúp ở thanh công cụ phía trên.
Gõ từ, câu bạn cần tìm kiếm vào ô trống.
Chọn biểu tượng bánh răng và tích để lọc các kết quả phù hợp nhất (nếu muốn):
- Match Word: Tìm chính xác từ, câu đã đánh.
- Match Case: Tìm chính xác từ viết hoa hoặc viết thuờng.
- Sounds Like: Tìm từ gần đúng (chỉ áp dụng với Tiếng Anh).

Số lượng kết quả sẽ được hiển thị bên phải cùng của ô trống đánh từ tìm kiếm, và các từ đó sẽ được highlight màu vàng trong tài liệu. Để chuyển qua lại giữa các kết quả thì bạn có thể ấn vào biểu tượng "<" (lùi lại) hoặc ">" (tiến lên) phía bên phải của ô trống đánh từ tìm kiếm. Chọn "X" để tắt tìm kiếm.

7.2. Thay đổi từ trong tài liệu:

Để thay đổi từ trong tài liệu:

Chọn biểu tượng kính lúp ở thanh công cụ phía trên.
Gõ từ, câu bạn cần thay đổi vào trong ô trống.
Chọn biểu tượng bánh răng và tích vào ô Replace.
Tại đây bạn điền từ bạn muốn thay thê cho từ tìm kiếm vào ô phía dưới.
Sử dụng mũi tên ">", "<" để lựa chọn từ trong đoạn văn muốn thay thế và ấn Replace hoặc ấn All để thay thể toàn bộ.

Chọn "X" thoát tính năng này.

7.3. Tùy chỉnh chế độ xem:

Word Mobile có một tính năng khá hay đó là tùy chỉnh chế độ xem văn bản. Để sử dụng tính năng này, bạn hãy chọn biểu tượng bên cạnh nút tìm kiếm.

Có hai chế độ xem:

Reflow: Dàn trang khớp với màn hình điện thoại.
Print Layout: Xem giống như văn bản sẽ được in ra.

Mặc định của ứng dụng sẽ hiển thị theo chế độ Print Layout, tuy nhiên bạn cũng có thể tùy chỉnh mặc định thành Reflow bằng cách truy cập Menu hamburger > Setting > Word option.

8. Các tùy chỉnh riêng cho Excel:

8.1. Tùy chỉnh ô hoặc nhóm ô:

Để tùy chỉnh ô hoặc nhóm ô:

Chọn một ô và ấn vào ô đó.
Chọn một nhóm các ô.

Tại đây bạn có thể:

Cut: Di chuyển giá trị.
Copy: Sao lưu giá trị.
Paste: Bao gồm nhiều tùy chọn dán giá trị khác nhau.
Clear: Xóa giá trị ô.
Fill: Sao chép giá trị ra các ô xung quanh theo một trật tự nhất định.

8.2. Chỉnh sửa giá trị một ô:

Để chỉnh sửa một ô:

Chọn ô cần sửa.
Nhấp hai lần vào ô đó hoặc chọn thanh giá trị (fx) phía trên.

Khuyên dùng thanh giá trị fx để giúp việc chỉnh sửa và ghi mới được chính xác. Ngoài ra bạn có thể chọn nút mũi tên bên trái để mở rộng ô nhập liệu này.

Nhập giá trị bạn cần điền vào ô và chọn dấu tích hoặc enter khi điền xong. Hoặc ấn X để hủy những gì bạn vừa điền. Ngoài ra bạn có thể ấn vào biểu tượng fx để chọn các hàm hỗ trợ.

Để xuống dòng hoặc dán một đoạn thì bạn hãy ấn giữ vào vị trí đó và chọn các tùy chọn tương ứng "Paste" (dán), "New Line" (xuống dòng).

8.3. Tạo và tùy chỉnh Sheet:

Để tạo một Sheet mới, bạn hãy ấn nút "+" ở bên dưới.

Để tùy chỉnh một Sheet, bạn hãy nhấn giữ vào cho đến khi sheet đó được phóng to lên một chút và thả tay ra. Một thanh tùy chỉnh sẽ hiện lên bao gồm:

Rename: Đổi tên.
Color: Đổi màu.
Hide: Ẩn sheet. Để hiển thị lại thì bạn hãy nhấn giữ vào một sheet bất kỳ và chọn Unhide.
Delete Sheet: Xóa.

9. Tính năng riêng trên Power Point:

9.1. Thêm và tùy chỉnh slide:

Để thêm một slide mới, hãy chọn biểu tượng "+" ở cuối danh sách slide. Slide mới sẽ được hiển thị ngay sau slide hiện tại.

Nhấn chọn một slilde và nhấn thêm một lần nữa để tùy chỉnh slide đó:

Cut, Copy, Paste: Di chuyển và sao chép.
Duplicate Slide: Nhân đôi.
Delete Slide: Xóa.
Hide, Unhide: Ẩn/hiện slide khi trình chiếu. Những slide bị ẩn sẽ có dấu gạch chéo ở số thứ tự.

9.2. Tùy chỉnh một Box trên một slide:

Chọn box cần tùy chỉnh, và ấn thêm một lần nữa. Tại đây bạn sẽ có các tùy chọn như xoay, cut, copy, duplicate(nhân đôi), delete.

9.3. Thêm ghi chú:

Để thêm một ghi chú vào slide, bạn hãy chọn biểu tượng trang giấy ở thanh công cụ phía trên. Một bảng Note sẽ hiện ra và để điền ghi chú thì bạn hãy chạm hai lần vào bảng đó.

9.4. Trình chiếu Slide show:

Để chình chiếu Slide show, bạn hãy chọn biểu tượng thứ 2 ở thanh công cụ phía trên.

Giao diện trình chiếu rất đơn giản, chỉ bao gồm một màn hình hiển thị slide đáng chiếu cùng đầy đủ hiệu ứng của nó.